Chuyên Viên Trợ Lý Dự Án (Back-End)
Công ty cổ phần Công nghệ MobiFone Toàn cầu
Mô tả công việc
Chịu trách nhiệm thực hiện và quản lý toàn bộ hệ thống hồ sơ, chứng từ liên quan đến các dự án của Trung tâm xuyên suốt từ giai đoạn chuẩn bị thầu, triển khai hợp đồng cho đến nghiệm thu, thanh lý. Đồng thời, đóng vai trò là đầu mối xử lý các công tác hành chính, hậu cần nội bộ nhằm đảm bảo hoạt động của Trung tâm vận hành hiệu quả và đúng quy định. - Quản lý Hồ sơ thầu và Đấu thầu (Giai đoạn chuẩn bị dự án) + Chuẩn bị hồ sơ thầu: Đầu mối thu thập thông tin, chuẩn bị hồ sơ năng lực công ty (profile), hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính và các tài liệu hành chính khác theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (HSMT). + Phối hợp lập hồ sơ đề xuất: Làm việc chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, giải pháp để tổng hợp, hoàn thiện hồ sơ đề xuất kỹ thuật và hồ sơ đề xuất tài chính. + Thủ tục nộp thầu: Thực hiện các thủ tục đóng thầu, nộp hồ sơ, theo dõi kết quả mở thầu và làm rõ hồ sơ thầu khi có yêu cầu từ phía Chủ đầu tư/Bên mời thầu. + Quản lý bảo lãnh dự thầu: Đầu mối liên hệ với phòng Tài chính Kế toán để thực hiện các thủ tục mở bảo lãnh dự thầu tại Ngân hàng đúng hạn. - Quản lý và Theo dõi thực hiện Hợp đồng (Giai đoạn triển khai) + Soạn thảo và Hoàn thiện hợp đồng: Phối hợp với bộ phận Pháp chế, Đầu tư và đối tác/Chủ đầu tư để soạn thảo, soát xét các điều khoản hợp đồng kinh tế sau khi trúng thầu. + Theo dõi tiến độ hợp đồng: Lập bảng theo dõi kế hoạch thực hiện hợp đồng (tiến độ giao hàng, tiến độ triển khai, các mốc thanh toán, hạn bảo lãnh thực hiện hợp đồng). + Đầu mối xử lý phát sinh: Tiếp nhận, soạn thảo các tờ trình, công văn gửi Chủ đầu tư hoặc Nhà cung cấp liên quan đến việc điều chỉnh, gia hạn hợp đồng hoặc các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai. - Nghiệm thu, Thanh toán và Thanh lý hợp đồng (Giai đoạn kết thúc) + Chuẩn bị hồ sơ nghiệm thu: Phối hợp với đội ngũ kỹ thuật dự án và đối tác để lập các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu (nghiệm thu lắp đặt, nghiệm thu vận hành, nghiệm thu tổng thể chạy thử...). + Quản lý hồ sơ thanh toán: Tập hợp đầy đủ bộ chứng từ thanh toán theo quy định của hợp đồng (Hóa đơn, Biên bản nghiệm thu, Giấy chứng nhận xuất xứ CO/CQ, Bảo lãnh bảo hành...) gửi bộ phận Kế toán để làm thủ tục đề nghị thanh toán hoặc thanh toán cho nhà thầu phụ. + Thanh lý hợp đồng: Soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng, thực hiện các thủ tục hoàn trả bảo lãnh thực hiện hợp đồng/bảo lãnh bảo hành và đóng hồ sơ dự án. - Quản lý lưu trữ hồ sơ dự án + Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học (cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu chung) cho toàn bộ hồ sơ dự án. + Đảm bảo tính bảo mật, dễ truy xuất và đầy đủ pháp lý của hồ sơ để phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra hoặc đối chiếu khi cần thiết. - Công tác Hành chính của Trung tâm + Quản lý văn thư: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao và lưu trữ các công văn đi/đến, tờ trình, quyết định nội bộ của Trung tâm. + Hậu cần văn phòng: Đặt xe taxi; Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, công cụ dụng cụ cho nhân sự trong Trung tâm. + Tổ chức sự kiện nội bộ: Hỗ trợ điều phối, chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, hội thảo, tiếp khách hoặc các hoạt động phong trào, truyền thông nội bộ của Trung tâm. + Chấm công và chế độ: Hỗ trợ theo dõi ngày công, lịch nghỉ phép và phối hợp với phòng Nhân sự thực hiện các chế độ phúc lợi cho CBNV thuộc Trung tâm. - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công trực tiếp của Giám đốc Trung tâm.
Yêu cầu công việc
- Nam/nữ, tuổi từ 23 – 35. - Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Luật, Kinh tế đối ngoại, Ngoại thương, Tài chính hoặc các ngành liên quan. - Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm thầu trong lĩnh vực Viễn thông/ CNTT/ Điện nhẹ. - Kỹ năng cứng: + Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint). + Có kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính, hợp đồng kinh tế tốt. + Hiểu biết về quy trình đấu thầu, Luật Đấu thầu, Luật Xây dựng và các thủ tục thanh quyết toán tài chính. - Kỹ năng mềm: + Kỹ năng tổ chức, quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học. + Tỉ mỉ, cẩn thận, có trách nhiệm cao với số liệu và hồ sơ chứng từ. + Khả năng giao tiếp, phối hợp và làm việc nhóm tốt với nhiều bộ phận khác nhau. + Khả năng làm việc độc lập và có tính chủ động cao trong công việc - Sẵn sàng đi công tác.
Quyền lợi
- Môi trường làm việc hiện đại, năng động, chuyên nghiệp. - Lương theo thỏa thuận, từ 12.000.000 VNĐ đến 20.000.000 VNĐ/ 1 tháng. - Thưởng Lễ, Tết, Lương tháng 13 theo kết quả kinh doanh. - Thời gian làm việc hành chính từ Thứ 2 đến Thứ 6 (8h-17h). - Chế độ nghỉ phép, BHXH theo quy định của Nhà nước. - Tham gia các hoạt động văn hóa, thể thao: Bóng đá, Tennis, nghỉ mát, các hoạt động đoàn thể khác,… - Chế độ công tác phí, chế độ đào tạo trong nước và quốc tế do Công ty đài thọ.